明尼苏达州董事会政策/程序.19.3 states: 所有州内旅行和相关费用的发生必须事先得到口头批准 所有州外旅行都需要事先书面批准 由一名雇员授权批准州外旅行. 书面授权在当地保留以供审计之用. 参见Minnesota State 董事会政策5.19.

虽然州内旅行只需要直接主管的口头批准, 当学术职责和责任需要调整或在与工作相关的校外旅行时，学术管理和教学人员也需要工作修改请求. 工作修改请求表现在是这个新的旅行授权表的一部分.

• 明尼苏达州的管理 & 旅行预算授权表格，
• 申请批准特殊费用表的国际旅行部分
• 工作修订申请表格，
• 根据明尼苏达州董事会政策5，旅行期间非雇员陪同的文件.19,
• 校长办公室差旅费用报销外部来源批准表格.

至少在出发前10个工作日将旅行授权表提交给你的主管，以便在旅行开始前获得批准签名. 州外旅行请求需要主管和院长或相应的副校长签字. 国际旅行需要主管，院长，副校长/教务长和校长签名.

在获得适当的签名后, 旅行授权表格将退还给个人申请人. 在报销文件中应附上事先批准的已签名并注明日期的旅行授权表. 没有旅行前的书面批准，州外和国际旅行费用将不予报销.

如果你是参加一个大学海外学习项目，并且你计划有一个非雇员陪同你, 协议和释放必须签署并提交给国际研究中心(CIS)。. 成年非雇员应填写 同伴的形式. 如果非雇员是18岁以下的受抚养人，教师/工作人员应填写 未成年儿童表格. 这些放行表格不需要与旅行授权表格一起发送，但必须在出发前的任何时候提交给移民局.

Per the 明尼苏达州关于驾照和记录检查的政策 and 明尼苏达州董事会政策.19.3.1 all faculty, 教职员或学生, 驾驶任何车辆参加学校相关活动, 应注意遵守适用的法律:不与非活跃人士驾驶, cancelled, suspended or revoked license; maintaining appropriate liability insurance; refraining from driving while distracted or under the influence of alcohol or drugs; abiding by any applicable license restrictions; and driving lawfully and courteously.

All faculty, 教职员工和学生在参加任何与大学有关的活动之前必须获得明尼苏达州的许可. 有关请求此授权过程的其他信息，请访问 公共安全、停车和交通 web page. 所有的教职员工或学生驾驶的国家业务都需要完成在线 车辆用户协议.

雇员们必须报销实际的餐费, 但报销, 包括小费, 不能超过最高限额. 超过这些上限的膳食需要提交一份 特殊费用表 在活动开始之前. See the 特殊费用 section.

标准利率

以下膳食津贴费率适用于所有议价单位.

高成本地区还包括美国本土以外的任何地区.

Eligibility

当员工在离他/她的工作站35英里或更多的旅行状态时，允许报销餐费.

• 早餐只有在早上6点前出发时才报销.m.
• 只有当员工在正常的午餐时间内处于旅行状态时，才会报销午餐.
• 晚餐只有在晚上7点以后旅行结束时才报销.m.
• 所有餐费报销申请必须注明出发和返回的时间.

当学校支付商业交通费或会议注册费，并将餐费作为旅行或会议的一部分时, 雇员没有资格报销同一顿饭.

专业发展基金收费(PDF

MSUAASF的PDF基金有特殊费率. 根据MSUAASF合同第15条A款，子d. 3; "reimbursement rates for meals and incidentals and lodging under this section shall be determined by the U.S. 总务管理局(GSA)为美国大陆.S. travel and by the U.S. 美国国防部(DoD)在美国大陆以外的旅行.S.包括阿拉斯加和夏威夷.“不包括在专业学习和旅行经费内的餐费、杂费和住宿费将按照MSUAASF合同第14条的规定报销, Section A.

请利用链接到GSA和国防部适用于地点和旅行月份的费率. 由于PDF资金和部门资金之间的报销率不同, 不允许在成本中心之间进行后续的支出更正.

显示房价及税项的住宿收据正本 is required 申请发还住宿费用.

最高住宿津贴

非pdf资金没有费率表，但报销仅限于单人房的费率. 预订时询问政府价格.

分享住宿

每个员工可以申请一半的住宿费. 即使你确实支付了其他雇员的费用，你也不会得到报销. 每个员工都必须在自己的费用报告上提交自己的费用，并附上收据作为支付的证据.

随行的配偶

当配偶陪同雇员过夜旅行时，明尼苏达州允许按单身费率报销. 员工应在收据上证明单一税率.

St. Cloud State与Enterprise-Rent-A-Car合作，满足其车辆出行需求. 该协议为授权的大学员工和授权的学生员工提供实地考察的车辆, meetings, 以及其他官方的国家事务.

St. 云州公共安全管理旅行/车辆租赁流程. 有关如何预订车辆的信息，可在停车和交通中找到 旅行/车辆租赁程序 web page.

公务用车报销

如果您选择使用您的个人车辆为国家的业务报销率按国家谈判协议和补偿计划如下. 跨越历年的旅行将需要使用两种费率来确定偿还数额.

• 60.0¢ 从2024年1月1日开始
• 58.5¢ 2024年1月1日之前

里程按最直达路线支付. 该金额应列在员工费用报告的“旅行里程”项下. 附近驾驶应列在“本地里程”一栏下. 对于跨越里程费率变化的旅行，必须使用两种费率.

企业租车公司(Enterprise Rent-A-Car)表示，他们应该总是有车辆可用. 在不太可能的情况下，如要求企业租用一辆汽车，但无法获得，个人车辆的里程偿还率将按美国国税局的标准费率计算, 哪一个比上面列出的利率高7美分. 为了获得更高的报销率，请在您的差旅报销申请中附上企业租车公司出具的书面声明，说明您已要求租车，但没有车可用. 较高的报销率只适用于州内旅行. 所有州外旅行将使用上面列出的较低费率.

允许个人车辆出州旅行. 使用此选项的员工必须在其费用报告中包括旅行前至少两周的机票报价. 您的个人车辆费用不能超过此报价，您将获得两笔金额中较小者的报销. 所有州外里程计算都是基于上面提到的较低的里程率.

租车报销

旅行时租车的费用可以报销, 但是你的报销单上必须附一份“理由说明”. 你必须证明公共交通更贵或者不方便.

机票的报销仅限于批准旅行请求当天可获得的最低往返机票.

购买机票

员工可以在Bursch Travel向大学收取机票费用. 等旅行社安排好了就去, 员工应让其所在部门提交一份 内部征用 (Form I.R. 1400)到商务服务部付款.

与国内旅行相同的费用需要收据. 索赔应转换为美元.S. 以旅行发生时的有效汇率计算的美元.

• 旅费/货币换算计算器

雇员不得前往美国国务院发布旅行警告的国家.

• Check for 旅行警告

特殊费用包括但不限于:

1. 超过最高限额的膳食.
2. 在工作站35英里范围内用餐.
3. 会议费用超过1 000美元.00.
4. 在工作站35英里内住宿.
5. 茶点(咖啡、茶或软饮料)

要求报销特殊费用的员工必须申请批准 IN ADVANCE on a 申请支付特别费用表格 (docx). 将表格提交给业务服务总监.

所有特殊费用都需要收据.

明尼苏达州员工费用报告和内部旅行申请单已合并为一个表格, the 差旅费用报表 (docx).

此表格是由提出报销要求的人填写的. 必须得到员工的授权, 主管, 确定成本中心的负责人. 旅行的学生也应该使用同样的表格.

• 除10美元以下的里程、餐费、停车费外，所有费用均需提供收据原件.00.
• 取消支票或信用卡收据/对账单不接受作为收据.

在财政年度结束时，所有差旅费用报告必须按照规定的截止日期(通常是7月10日)在商务服务部收到，否则将被记入下一个财政年度.

报销/预支款项包括在雇员的薪水中. 因为他们遵循工资周期，所以请给3 - 4周的时间处理.

每位员工只报销他/她自己的费用.

美国国税局(IRS)要求员工在费用发生后60天内提交报销. 如未在60天内提交, 偿还对联邦政府征税, state, FICA and Medicare; and withholding tax must be taken.

如果你预期的可报销费用超过50美元.你可以要求预付短期旅费. 预支金额不应包括任何将直接帐单的费用. 一个雇员在任何时候只能有一笔未付垫款.

申请提前旅行

要申请预支旅费，请提交一份填妥的表格 差旅费用报表 (docx)，并在出发前至少三至四周向商务服务部提供费用预算.

预付旅费

旅行结束后，并在返回后五天内提交第二份 差旅费用报表 (docx)表明实际费用，并附有适当的收据. 任何超额的预付款都将从员工的工资中扣除. 返程后28天内未结清的差旅费将从员工的工资中扣除.

A St. 具有旅行功能的Cloud State信用卡适用于持续需要因大学业务出差的员工. 它提供了一种方便和安全的方式来支付商业费用，如机票, hotels, car rental, 或会议注册，无需要求现金预支或使用个人资金.

Definitions
持卡人是以其名义发卡的国家雇员. 项目管理员是业务服务办公室负责发卡的员工, 审计报表, 并回应持卡人的询问.

旅行卡政策

请求产生特殊费用

Per 明尼苏达州董事会政策7.3、程序7.3.3, part 6, subpart B; prior approval must be obtained through the use of a special expense form in order to charge any travel related purchases to a state credit card. 允许对延长的时间范围进行一揽子批准，但不超过一个财政年度. 全面批准将只包括在子部分B中特别列出的采购. 在发生任何与旅行相关的信用卡费用之前，必须在商务服务部存档适当批准的特殊费用表. 批准用州信用卡支付旅行相关费用不符合州外旅行的书面批准要求.

信用卡使用指引

• Visa旅游信用卡仅供大学商务旅行之用，不得用于个人交易.
• 此卡仅可用于《澳门威尼斯人娱乐城》允许的非应税费用. 澳门威尼斯人娱乐城，明尼苏达州和明尼苏达州的旅行政策.
• 任何需要额外申请特殊费用表的费用必须在收费前获得批准.
• 以下类型的商务/旅行费用不能用国家信用卡支付:
  • Meals*
  • 私人电话
  • 与酒店住宿无关的网络连接费用
  • 购买个人车辆的燃料
  • 现金垫款
  • 搬迁费用
• 职业发展成本中心卡只能用于根据集体谈判协议和员工职业发展计划允许的非应税费用.

*经特别授权，不适用于运动队或其他学生团体活动.

持卡人有责任保护好自己的旅行信用卡及帐号.

不遵守政策和程序将导致信用卡失效.

旅行卡手续

申请旅游信用卡

St. 澳门威尼斯人娱乐城的员工可以通过联系124行政服务的项目管理员申请旅行信用卡. 申请人须于发证前参加培训课程. 申请人须签署确认已阅读及明白旅行卡政策及程序. A 授权表格 是否需要授权持卡人对学校负责. 

Receipts

当信用卡交易完成时, 持卡人有责任取得明细收据.

月结单

持卡人将于每月6日在美国银行网站上获得对账单. 对账单将显示所有已入账的交易. 持卡人有责任核实声明的正确性.

1. 通过比较收据和对账单来核实每笔交易.
2. 以电子方式附于声明内:
   • 收据正本逐项整理.
   • 任何额外的预先批准的特殊费用表格.
   • 州外旅行授权表(如适用).
3. 批准该声明以证明其准确性.
4. 适当的主管/负责人必须以与批准员工费用报告相同的方式审查和批准报表.
5. 持卡人有责任在每月10号之前在美国银行网站上提交对账单和收据.
6. 若持卡人不在，持卡人有责任安排按时提交报表.

就业状况的改变

如持卡人即将离校, 他/她必须将旅行信用卡交给项目管理员. 任何未付的费用收据应提交给他/她的审批主管审核, approve, 并提交下一份声明.

旅游卡联系人

如需报失或被盗卡，或对收费有异议，请致电美国银行 (800) 344-5696 (24 hours).

报告持卡人资料的任何更改, 询问有关政策的问题, procedures, 或查询报表，请在营业时间内致电(320)308-4005致电项目管理员.

员工代表大学购买的物品，如果事先得到相关负责人的批准，可获得报销. 在报销账户负责人的批准下，5000美元以下的采购有资格报销给员工. 销售税不能从除代理账户以外的任何账户中报销.

如需报销业务费用，请提交一份完整的 申请付款表格(PR1400) 在AS122中连同原始收据一起提交给业务服务.